Warunki pracy

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy oraz warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• budynek bez podjazdu dla wózków inwalidzkich,
  
• bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich,
  
• konieczna asysta innego pracownika/opiekuna,
  
• w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
  
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
  
• nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,
  
• obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,
  
• praca w pokoju wieloosobowym,
  
• praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych,
  
• przemieszczanie się pomiędzy budynkami Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
  

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach

Zakres zadań

• Realizuje zadania związane z obsługą biurową oraz prowadzi elektroniczną ewidencję obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej Biura.
• Obsługuje spotkania i kontakty kierownictwa Biura, w szczególności prowadzi kalendarz, przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne, obsługuje organizacyjnie spotkania oraz monitoruje terminowość załatwiania spraw wskazanych przez kierownictwo Biura.
• Koordynuje zadania związane z zamówieniami i zakupami na potrzeby Biura m.in.: sprzętu, materiałów biurowych i spożywczych oraz wyposażenia na potrzeby Biura, a także obsługuje sprzęt biurowy i prowadzi nadzór nad jego właściwą eksploatacją.
• Przygotowuje dokumenty (pisma, zestawienia, analizy) na polecenie kierownictwa Biura.
• Sporządza umowy o używanie do celów służbowych prywatnego samochodu osobowego, w tym dokonuje wstępnej formalnej analizy złożonych wniosków o przyznanie ryczałtu, dba o zapewnienie kompletności składanych wniosków.
• Wystawia legitymacje służbowe dla pracowników Ministerstwa.
• Organizuje przepływ informacji, przekazuje zadekretowaną korespondencję oraz komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Biura.
• Realizuje inne prace zlecone przez przełożonego z zakresu kompetencji Biura.

Wymagania niezbędne

• Wiedza ogólna z zakresu działania Ministerstwa
• Podstawowa znajomość struktury organizacyjnej Ministerstwa
• Wiedza z zakresu obsługi sekretariatu
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Kompetencje: organizacja pracy i osiąganie rezultatów, pozytywne podejście do klienta, skuteczna komunikacja, umiejętność współpracy
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1