ZADANIA: wsparcie Inspektora Ochrony Danych porządkowanie dokumentacji spółki zgodnie z wewnętrznymi regulacjami wprowadzanie i rejestrowanie umów w systemie prowadzenie rejestrów w zakresie ochrony danych osobowych obsługa wniosków. OCZEKIWANIA: wykształcenie wyższe np. administracja lub w trakcie studiów obsługa...
Praca dla Asystentki Zarządu:
Lokalizacja: mazowieckie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Juwentus Serwis sp. z o.o.
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Juwentus Serwis sp. z o.o.
Lokalizacja: mazowieckie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Innovative Facility Management Polska Sp. z o. o.
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Innovative Facility Management Polska Sp. z o. o.
Zakres obowiązków Prowadzenie i aktualizacja dokumentacji technicznej oraz administracyjnej Sporządzanie sprawozdań i raportów dla komórek wewnętrznych oraz instytucji zewnętrznych Przygotowywanie harmonogramów przeglądów Współpraca z działem technicznym w zakresie monitorowania realizacji zadań Obsługa sprawozdawczości...
Lokalizacja: mazowieckie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Lambda S.A.
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Lambda S.A.
Twój zakres obowiązków: Kompleksowe prowadzenie procesów legalizacji zatrudnienia oraz pobytu obywateli państw trzecich Przygotowywanie i składanie dokumentów związanych z uzyskaniem: zezwoleń na pracę oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy zezwoleń na pobyt czasowy i pracę kart pobytu oraz innych dokumentów...
Lokalizacja: pomorskie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Erontrans Sp. z o.o.
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Erontrans Sp. z o.o.
Zakres obowiązków: profesjonalna obsługa recepcji: dbanie o pierwsze wrażenie i bezpośrednią obsługę gości (w tym przygotowywanie kawy/herbaty) zarządzanie korespondencją: przygotowywanie poczty wychodzącej oraz ewidencja poczty przychodzącej w systemie (Excel) obieg dokumentacji: dbałość o poprawny przepływ faktur,...
Lokalizacja: pomorskie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Klient portalu Praca.pl
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Klient portalu Praca.pl
Obsługa klientów telefonicznie i mailowo oraz prowadzenie bieżącej korespondencji. Pozyskiwanie nowych klientów biznesowych. Przyjmowanie i kompleksowa obsługa reklamacji, w tym rejestrowanie zgłoszeń, monitorowanie ich statusu oraz kontakt z klientami. Współpraca z działem serwisowym przy obsłudze zgłoszeń i organizacji...
Jak korzystnie reprezentować firmę w dobie koronawirusa?
Reprezentowanie firmy to jedno z zadań asystentki zarządu. Osoby na tym stanowisku wykonują podobne działania co asystenci osób pracujących na pozostałych stanowiskach, jednak nie da się ukryć, że praca dla całego zarządu niesie za sobą znacznie większy wysiłek, zwłaszcza teraz, w dobie nowej ery dla gospodarki.
Narzędzia pracy asystentki zarządu – jak ułatwić sobie pracę na stanowisku?
Wszelkie planery w formie papierowej, tablice korkowe, karteczki typu post-it… Zapewne wiele asystentek zarządu jest w stanie wymienić o wiele więcej narzędzi, którymi pracuje na co dzień, wykonując delegowane zadania.
W tej pracy niesamowicie istotna jest organizacja pracy własnej. Ważna jest również elastyczność, bo często z godziny na godzinę plan dnia zmienia się diametralnie. Warto zatem planować zapas czasowy, który pozwoli „wyrobić się” w wymaganym terminie.
Nasuwa się pytanie – czy na tym stanowisku może pracować osoba, która nie lubi zmian i pracy z ludźmi? Nie. Zdecydowanie nie. To nie jest również praca dla introwertyków – w tym miejscu pojawia się olbrzymie zadanie dla specjalistów HR.
Umiejętności analityczne na stanowisku asystentki zarządu
Asystentka dyrektora i asystentka zarządu to osoby, które bardzo ściśle ze sobą współpracują. Pierwsza z nich zajmuje się nieco bardziej personalnymi sprawami dyrektora oraz jego indywidualnymi sprawami, natomiast asystentka zarządu odpowiada nie tylko za organizację narad, ale musi również szybko i adekwatnie reagować na zmieniające się okoliczności i warunki. Bardzo przydają się w tym przypadku umiejętności analityczne, których nikomu na tym stanowisku nie powinno zabraknąć.
Myślenie analityczne na wagę złota
Myślenie analityczne pozwala na rzetelną diagnozę sytuacji, która często dla innych jest beznadziejna i nie do rozwiązania. To również poszukiwanie rozwiązań, które można później wdrożyć i dowolnie modyfikować. To również mądre delegowanie obowiązków w taki sposób, by maksimum pracy zostało wykonane w maksymalnie krótkim czasie, przy zaangażowaniu jak największej ilości osób z zespołu.
Myślenie analityczne pozwala również przygotować rzetelne prezentacje i analizy, które są wymagane na spotkaniach zarządu. Każdy wykres i slajd muszą być odpowiednio czytelne i nadawać się do szybkiego omówienia nawet dla osób, które są średnio zorientowane w temacie. Im prościej, tym lepiej. Myślenie analityczne jest tu na wagę złota, a z otwartym umysłem stanowią duet idealny.
Znajomość programów komputerowych na stanowisku asystentki zarządu
Asystentka zarządu ma szereg ważnych zadań, które polegają na rejestrowaniu spotkań zarządu, a także na tworzeniu z nich raportów i przekazywaniu informacji do pozostałych działów firmy. Znajomość programów komputerowych na tym stanowisku jest kluczowa, ponieważ tylko dzięki temu można stworzyć czytelne i estetyczne graficznie tabele i wykresy.
Podstawowe programy przydatne asystentce zarządu
Asystentka zarządu powinna umieć posługiwać się sprawnie pakietem office, który gwarantuje dobrze wykonane dokumenty, obsługiwane niemal w każdym edytorze tekstowym dostępnym w rożnych krajach. Również prezentacje multimedialne mogą być wykonywane w programie wchodzącym w skład pakietu office. Paint umożliwia coraz szersze wykorzystywanie dodatków, które stanowią o atrakcyjności materiałów używanych w trakcie prezentacji publicznych. Jeśli dana osoba ma w planach projektowanie broszur, dobrze, by zapoznała się z programami takimi jak Corel Draw, czy Photoshop. Dla osób, które zajmują się prowadzeniem mediów społecznościowych firmy, atrakcyjną opcją będzie również program Canva, który umożliwia tworzenie profesjonalnych materiałów na potrzeby fanpage i Instagrama firmy.
Wiele korporacji dba o cykliczne doszkalanie asystentów zarządu z zakresu obsługi wyżej wymienionych programów, by ich praca stawała się wciąż lepsza pod względem estetycznym oraz rozwijała samych pracowników, którzy potem wykorzystują zdobytą wiedzę i umiejętności również na własny użytek.
Dress code na stanowisku asystentki zarządu
Dress code w strukturach korporacyjnych potrafi być naprawdę zaostrzony. Większość firm pozwala na przychodzenie w dość luźnym stroju jedynie w weekendy, kiedy to pracuje się znacznie krócej, a co za tym idzie, obsługuje się zwykle nieco mniej osób.
Strój odpowiedni dla asystentki zarządu
Asystentka zarządu przygotowuje konferencje, reprezentuje zarząd poza jak i w siedzibie firmy, jest również odpowiedzialna za raportowanie zebrań, tworzenie zestawień oraz wszystkie sprawy związane z osobami zasiadającymi w zarządzie. To koordynatorka i w pełni samodzielny pracownik. Dress code musi więc być odpowiedni dla piastowanej funkcji – nie może być ani zbyt krzykliwy, ani taki, który pozwoli zginąć w tłumie pozostałych pracowników.
Jeśli chodzi o sprawy techniczne – długość spódnicy powinna wychodzić poza kolano. Niewskazane są odkryte plecy i duże dekolty. Ważne również, aby zawsze do spódnicy założyć rajstopy, choćby niewidoczne. Jeśli w biurze obowiązuje nieco luźniejszy dress code, warto przemycać swój styl dość racjonalnie. Jeśli więc np. gustujemy w oryginalnych bluzkach, zadbajmy o to, by dół stroju nieco tonował jego pozostałą część. Czarne rurki sprawdzą się w tym przypadku doskonale. Co do obuwia – wykluczone na tym stanowisku jest obuwie sportowe i sandały z odkrytymi palcami latem. Tego typu stroje zostawmy sobie na dni wolne od pracy lub godziny po – w końcu chodzi o nasz strój biurowy, który po godzinach pracy możemy zmienić.
Pracownicze BHP w korporacjach
Każdy pracownik, czy to asystenci zarządu, czy osoby odpowiadające za sprzątanie – powinien przestrzegać zasad BHP, nawet przy najlżejszej pracy. Niezależnie od tego, czy wykonujemy ją akurat przy biurku, czy przy urządzeniach biurowych, wszyscy powinniśmy stosować się do pewnych zasad, które pomogą nam wykonywać pracę efektywnie i bezpiecznie.
Bezpieczna praca asystentów zarządu
Ubiór jest niezwykle istotny w pracy – nie powinien krępować ruchów oraz umożliwiać wykonywanie zadań na danym stanowisku. Istotne jest również, by biżuteria ani żaden inny element stroju nie mógł się dostać np. do niszczarki – po co narażać się na straty tego typu. Jeśli praca wykonywana jest za biurkiem, nasze miejsce pracy powinno być zorganizowane w taki sposób, abyśmy mogli bez nadwyrężania mięśni obsługiwać wszystkie urządzenia, których musimy używać dość często.
Każda usterka urządzenia powinna być zgłaszana natychmiast osobie za to odpowiedzialnej – gniazdka elektryczne i kontakty, które wypadają ze ścian, stanowią dość duże zagrożenie. Podobnie z piciem ustawianym przy komputerach – nie warto tego robić, ze względu na możliwość zalania elementów i wystąpienia poważnej awarii.
Jak stworzyć dobry raport dla zarządu?
Jednym z zadań asystentki zarządu, jest tworzenie raportów na różnego rodzaju zebrania itp. Warto znać i kierować się przy jego tworzeniu kilkoma zasadami, które znacznie usprawnią działanie i sprawią, że każdy z łatwością odczyta dane zawarte w danym zestawieniu.
Tworzenie raportu przez asystentkę zarządu
Warto zwrócić uwagę na układ graficzny całości – również na czcionkę. Czy jest ona w odpowiednich miejscach pogrubiona i wyszczególniona, czy jest czytelna oraz czy jej wielkość jest odpowiednia i nie powoduje zbyt szybkiego zmęczenia osób, które mają dany raport odczytywać. Każda z części struktury powinna być również kompletna i stanowić uzupełnienie bądź rozwinięcie pozostałych komponentów. Numeracja nagłówków i akapitów powinna być jednolita – to również znacznie usprawnia odczytywanie danych.
Bardzo ważne jest również streszczenie raportu, które powinno zawierać najważniejsze zawarte w nim informacje. Każdy ważny fakt zawarty w raporcie powinien być istotny dla każdego, nie powinno w raportach zamieszczać się czegoś w formie tzw. „ciekawostki”. W raporcie muszą również zostać podane źródła z których się korzystało – to ważne dla osób, które będą chciały nieco poszerzyć wiedzę zasłyszaną w trakcie omawiania raportu.