Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

1.      wysiłek fizyczny

2.      nietypowe godziny pracy (w tym dyżury)

3.      permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa)

4.      inne: praca siedząca, monotonna, powtarzalna i wykonywana w trybie ciągłym (8 godzinna praca  przed monitorem)

Zakres zadań

• Przyjmuje, odbiera i rejestruje w systemie EOD adresowane do MSZ przesyłki wpływające w formie tradycyjnej i elektronicznej. W sytuacjach nadzwyczajnych, w szczególności w przypadku awarii systemu elektronicznego zarzadzania dokumentacją, wysyła korespondencję droga elektroniczną za pośrednictwem platformy ePUAP lub e-Doręczeń, zapewniając ciągłość działania urzędu
• Rozdziela i przekazuje w systemie EOD i w formie tradycyjnej zarejestrowane przesyłki adresatom i komórkom organizacyjnym wg ich właściwości regulaminowej.
• Przyjmuje w systemie EOD przesyłki przygotowane do wysyłki do adresatów zewnętrznych w formie tradycyjnej. Uzupełnia w systemie EOD metadane dot. przesyłek wychodzących, generuje książki nadawcze i przekazuje przesyłki do komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za spedycję. Wysyła korespondencję w formie elektronicznej. Aktualizuje książkę teleadresową podmiotów zewnętrznych w systemie EOD.
• Rejestruje, przyjmuje na stan składu chronologicznego, wypożycza, wyrejestrowuje i przekazuje do archiwizacji zasoby zgromadzone w składzie chronologicznym.
• Przyjmuje i przekazuje, za potwierdzeniem odbioru, do sekretariatów komórek organizacyjnych lub kancelarii tajnej przesyłki niejawne o klauzuli „zastrzeżone”
• Udziela informacji nt. przesyłek, a w razie potrzeby, kieruje je do odpowiednich komórek lub stanowisk pracy.
• Obsługuje punkt podawczy. Odbiera korespondencję od operatora pocztowego i przekazuje do kontroli pirotechnicznej

Wymagania niezbędne

• Poświadczenie bezpieczeństwa do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie A2.
• Znajomość ustawy o służbie zagranicznej, ustawy o służbie cywilnej, zakresu działań komórek organizacyjnych MSZ, praktycznej obsługi komputera i urządzeń biurowych, przepisów dot. obiegu dokumentów (Instrukcja Kancelaryjna i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt), ochrony danych osobowych (RODO), przepisów dot. postępowania z dokumentami niejawnymi, praktycznej obsługi platformy ePUAP i e-Doreczeń.
• Umiejętność: współpracy, komunikacji, organizacji pracy własnej i orientacji na osiąganie celów, orientacja na klienta, odporność na stres.
• Dyspozycyjność.
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z zakresu technik biurowych lub procedury obiegu dokumentów niejawnych.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
• Znajomość: systemów elektronicznego obiegu dokumentów, systemów kancelaryjnych.