Praca: Sekretarz/sekretarka


Główny Urząd Statystyczny w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatówkandydatek na stanowisko:
Sekretarz/sekretarka
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 166271

Warunki pracy


  • Praca administracyjno-biurowa.
  • Praca przy komputerze.
  • Budynek Głównego Urzędu Statystycznego jest w znacznym zakresie dostosowany dla potrzeb osób z niepełnosprawnością. Przy wejściu do budynku GUS brak progów utrudniających wjazd wózkiem, schody w holu głównym są wyposażone w ruchome platformy do transportu wózka, wewnątrz budynku zapewniona jest odpowiednia szerokość ciągów komunikacyjnych. Windy są dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. W budynku znajduje się 7 toalet przystosowanych do potrzeb osób z niepełnosprawnością.

Zakres zadań

  • Przyjmuje i rejestruje korespondencję i dokumenty wpływające do departamentu i następnie przekazuje je do dyrektora w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentacji. Archiwizuje dokumenty sekretariatu.
  • Prowadzi ewidencję osobową pracowników departamentu (listy obecności, delegacje krajowe, plany i realizację urlopów, zwolnienia lekarskie), miesięczne rozliczenia czasu pracy pracowników w celu wsparcia dyrektora w prawidłowej organizacji pracy w departamencie. Pod kierunkiem przełożonego opracowuje inne dokumenty administracyjne departamentu, w szczególności raportowanie pracochłonności oraz ekwiwalentu za wykonywanie pracy zdalnej.
  • Przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom departamentu w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektora. Monitoruje terminy realizacji poleceń i ustaleń oraz innych zadań nałożonych na departament w celu prawidłowego i terminowego ich wykonania. Redaguje krótkie pisma na polecenie dyrektora w celu wsparcia go w bieżącej pracy.
  • Zaopatruje pracowników w materiały biurowe i eksploatacyjne, koordynuje prawidłowy obieg sprzętu (typu laptop, komputer stacjonarny, drukarka) w celu umożliwienia im wykonywania zadań służbowych.
  • Bierze udział w stałym dyżurze Prezesa w godzinach pracy sekretariatu w celu realizacji nałożonych poleceń.
  • Uzgadnia, a następnie opracowuje plan szkoleń w celu zapewnienia wsparcia bieżącej pracy dyrektora, w wyrażaniu zgody na uczestnictwo pracowników departamentu w szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych, także koordynuje i zbiera zgłoszenia na szkolenia w celu przedstawienia ich do akceptacji.
  • Koordynuje sprawy kadrowo-organizacyjne departamentu, w tym zmiany w opisach stanowisk pracy i zakresach obowiązków pracowników oraz dotyczące upoważnień do przetwarzania danych w celu wsparcia dyrektora w wykonywaniu zadań związanych z zarządzaniem pracownikami departamentu, a także przesyłanie comiesięcznych harmonogramów pracy dla pracowników departamentu pracujących na część etatu do właściwej jednostki w GUS.
  • Koordynuje sprawy dot. zapotrzebowania na środki finansowe pracowników departamentu i przesyła je do właściwej jednostki w GUS w celu prawidłowej i terminowej realizacji zapotrzebowania na środki finansowe dla departamentu.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
  • Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym - A2
  • Znajomość ustawy o służbie cywilnej
  • Znajomość podstaw pracy sekretariatu, w szczególności zasad prowadzenia ewidencji dokumentów, obsługi interesantów, organizacji kalendarza spotkań
  • Umiejętność wyszukiwania, gromadzenia i porządkowania informacji niezbędnych dla sprawnej obsługi stanowiska pracy
  • Znajomość pakietu MS Office
  • Wiedza z zakresu obiegu dokumentów i archiwizacji
  • Znajomość zasad redagowania pism urzędowych oraz zasad prostego języka
  • Wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe
  • Rzetelność
  • Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
  • Współpraca
  • Komunikacja interpersonalna
  • Komunikacja pisemna
  • Otwartość na zmiany i radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych
  • Dzielenie się wiedzą
  • Orientacja na klienta /interesanta
  • W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
  • Posiadanie obywatelstwa polskiego
  • Korzystanie z pełni praw publicznych
  • Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

  • Wykształcenie: wyższe
  • Wykształcenie: dyplom ukończenia profesjonalnej szkoły dla sekretarek/asystentek
  • Doświadczenie zawodowe: 1 rok doświadczenia zawodowego/stażu pracy w sekretariacie w administracji publicznej
  • Znajomość obsługi systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów w Warszawie Radom Warszawa mazowieckie Specjalista ds. Administracyjnych Warszawa Płock Sekretarz/sekretarka
APLIKUJ TERAZ

Pracownik administracyjno – techniczny
Lokalizacja: mazowieckie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Innovative Facility Management Polska Sp. z o. o.

Zakres obowiązków Prowadzenie i aktualizacja dokumentacji technicznej oraz administracyjnej Sporządzanie sprawozdań i raportów dla komórek wewnętrznych oraz instytucji zewnętrznych Przygotowywanie harmonogramów przeglądów Współpraca z działem technicznym w zakresie monitorowania realizacji zadań Obsługa sprawozdawczości...

Master Data Specialist (m/f/d)
Lokalizacja: mazowieckie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: JTI GBS Poland sp. z o.o.

12 months contract Why does this role exist? We are looking for a detail-oriented and proactive Master Data Specialist to join our dynamic international team. In this role, you will play a key part in ensuring high-quality, reliable data that supports business operations across markets. If you enjoy working with data, solving problems,...

Master Data Senior Specialist (m/f/d)
Lokalizacja: mazowieckie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: JTI GBS Poland sp. z o.o.

Why does this role exist? The MD (Master Data) Senior Specialist role supports efficient operations and high service standards within the Master Data department. The role focuses on delivering quality services through accurate processing, data analysis, continuous improvements, and collaboration with cross-functional teams while...

Pracownik Działu Obsługi Klienta i Reklamacji (K/M)
Lokalizacja: mazowieckie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Candellux Lighting Sp. z o.o.

Zakres obowiązków: obsługa zamówień krajowych i zagranicznych w kanałach: Rynek Tradycyjny, Nowoczesny, E-commerce (EDI, B2B – IdoSell, marketplace m.in. Allegro, Nasuso/Naduvi, Galeria Market), mail, telefon, zakładanie nowych klientów w systemie i panelu B2B, codzienna współpraca z klientami, oferowanie alternatywnych...

Office Support
Lokalizacja: mazowieckie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: ISS Polska

Opis stanowiska: Obsługa pacjentów w recepcji, w tym weryfikacja wizyt i udzielanie podstawowych informacji. Umawianie, zmiana i potwierdzanie terminów wizyt oraz zarządzanie listą rezerwową. Kontakt z pacjentami przed wizytą (telefon, e-mail, SMS) i przekazywanie informacji organizacyjnych. Przygotowywanie, weryfikacja i...