Praca: Services and Administration Coordinator


At Info Marine, we’re redefining maritime services through cutting-edge condition monitoring solutions and a culture that thrives on collaboration and innovation.

Join our tight-knit international crew where every challenge at sea inspires us to work smarter, together.

As our Services and Administration Coordinator, you’ll be the linchpin between Sales, Operations, HR, Accounting, and our clients—ensuring flawless service delivery, seamless logistics, and accurate reporting across every voyage.

Services and Administration Coordinator
Miejsce pracy: Gdynia
Tasks
  • Client & CRM Management
    • Register and update service orders in the CRM system
    • Liaise with superintendents and agents to confirm service details and timelines
    • Track case progress and ensure timely follow-up
  • Travel & Logistics Coordination
    • Plan and book accommodations, flights, and local transport for service trips
    • Create detailed trip timelines and reconcile travel expenses
    • Verify and process invoices, departure orders, and delegation settlements
  • HR & Compliance Administration
    • Manage insurance policies and coordinate with insurance partners
    • Oversee business-trip orders, expense settlements, and completeness of travel documentation
    • Monitor timesheets, holidays, absences, and medical billing processes
  • Data, Reporting & Cost Control
    • Support Operations in verifying service documentation and MPK cost allocations
    • Maintain internal reports for customer settlements and accounting transfers
    • Drive continuous improvements to document workflows and cost-tracking procedures
  • Operational Support & Process Improvement
    • Coordinate measurement data collection and report distribution for Condition Monitoring
    • Redirect inquiries to reliability engineers, monitor feedback flags, and follow up on vessel inputs
    • Propose and implement enhancements to weekly tasks, data management, and reporting processes
Requirements:
  • Fluent English (written and spoken) for business communication
  • Strong analytical, logical thinking, and problem-solving skills
  • Excellent interpersonal skills and high-level business awareness
  • Exceptional organizational abilities and the capacity to work independently
  • Creative mindset for process improvements
  • Proficiency in MS Office (Word, Excel, Outlook)
Skills appreciated:
  • Interest in the maritime industry
We offer
  • Competitive salary aligned with experience
  • Ongoing professional development and industry training
  • A collaborative international team and vibrant company culture
Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.
Info Marine Sp. z o.o. Gdańsk Słupsk Services and Administration Coordinator
APLIKUJ TERAZ

Pracownik Biurowy
Lokalizacja: dolnośląskie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: PAPER-MET RECYKLING Sp. z o.o.

Zakres obowiązków: wystawianie i obsługa faktur, przygotowywanie dokumentacji księgowej i kadrowej dla zewnętrznej księgowości, obsługa urządzeń biurowych (drukarki, skanery, centrala telefoniczna itp.), archiwizowanie i ewidencja dokumentów, organizacja pracy biura i obiegu dokumentów, kontakt z kontrahentami i instytucjami,...

Specjalista ds. administracji i legalizacji
Lokalizacja: dolnośląskie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: WorkProfi

Informacje: Tryb pracy: Stacjonarna Rodzaj umowy: Umowa o pracę Wymiar etatu: Pełen etat Wynagrodzenie: 4800,00-8000,00 brutto/miesiąc Obowiązki prowadzenie procesów legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce pozyskiwanie, przygotowywanie oraz kompletowanie dokumentów legalizujących zatrudnienie cudzoziemców...

Kierownik Działu Wsparcia Biznesu i Kontraktów
Lokalizacja: dolnośląskie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Well Fitness

Zakres obowiązków na tym stanowisku będzie obejmował: Nadzór i koordynację pracy całego zespołu wsparcia biznesu i realizacji kontraktów. Wyznaczanie celów rocznych oraz zadań bieżących. Aktywne wspieranie rozwoju zawodowego członków zespołu poprzez dzielenie się wiedzą, mentoring oraz promowanie dobrych praktyk....

Pracownik biurowy
Lokalizacja: podkarpackie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Grupa Outworking

Zadania: kompletowanie dokumentacji kontrolnej, niezbędnej do realizacji kontroli, obsługa dokumentacji pokontrolnej, po jej przekazaniu przez inspektora terenowego z zatwierdzaniem po kontroli formalnej włącznie, wprowadzanie danych do systemu informatycznego, przygotowanie korespondencji, nagrywanie danych na płytach CD/DVD....

Specjalista ds. Organizacyjno - Rozliczeniowych
Lokalizacja: mazowieckie
Dodane: dzisiaj
Pracodawca: Konsorcjum Stali S.A.

Opis stanowiska: obsługa transakcji handlowych wystawianie dokumentów sprzedaży i gospodarki magazynowej nadzór nad obiegiem dokumentów systemowych Wymagania: zaangażowanie i chęć do pracy umiejętność w posługiwaniu się pakietem MS Office dobra umiejętność organizowania pracy doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku...