Archive for asystentka zarządu – praca

Czym się kierować, przy zatrudnianiu asystentki zarządu?

szukanie asystentki

Zatrudnienie pracownika na tak odpowiedzialne stanowisko, jak asystent zarządu, nie jest proste. Pierwszy etap rekrutacji powinien obejmować skrupulatną analizę nadesłanych CV z naciskiem na kwestie merytoryczne. Niegdyś, aby aplikować na to stanowisko, wystarczyła matura. Obecnie, w dobie nadwyżki absolwentów kierunków humanistycznych, nawet studia wyższe mogą być niewystarczające, a z pewnością są konieczne.

Najwłaściwsze będzie wykształcenie w kierunku zarządzania, ekonomii, finansów i rachunkowości albo marketingu. Niezbędna jest biegła znajomość języka obcego – trzeba zwrócić uwagę na posiadane certyfikaty. Atutem będzie ukończenie dodatkowych szkoleń i przede wszystkim – doświadczenie na podobnym stanowisku. W przypadku braku doświadczenia, ważne jest czy kandydatka była aktywna podczas studiów i starała się wykorzystywać zdobytą wiedzę w praktyce, np. podczas staży.

Drugim etapem jest rozmowa kwalifikacyjna, podczas której należy ocenić umiejętności społeczne i interpersonalne. Ważne, by sprawdzić, jak kandydatka zachowuje się w sytuacjach stresowych, czy wykazuje się kreatywnością w rozwiązywaniu problemów oraz czy zna podstawowe zasady etykiety biznesowej. Rekruter powinien również sprawdzić jej wiedzę z zakresu branży, w jakiej działa konkretna firma, a także znajomość programów biurowych takich, jak Office (przede wszystkim arkuszy kalkulacyjnych). Trzeba też zapytać o doświadczenie w organizowaniu spotkań biznesowych i podróży służbowych oraz o umiejętności sporządzania raportów i analiz.

Ważna jest także analiza samego zachowana podczas rozmowy i ocena poziomu otwartości, pewności siebie i nawiązywania relacji.

Czy warto pracować na stanowisku asystentki zarządu?

asystentka zarządu

Przez wiele osób niedoceniania, niejednokrotnie traktowana, niczym “dziewczynka na posyłki”, robiąca wszystko i nic. Nic więc dziwnego, że coraz więcej osób zastanawia się nad tym, czy w ogóle warto brać takie stanowisko pod uwagę w swojej karierze zawodowej.

Czas start

Podejmując pracę na stanowisku asystenckim w prestiżowej firmie, można być pewnym sukcesu. Od samego początku masz gwarancję, że uczysz się od najlepszych. Zarówno twój system pracy, jak i maniery oraz zachowanie w biurze pozostaną na najwyższym poziomie. W przeciwieństwie do np. niewielkich biznesów, w których pewne zachowania pozostawiają wiele do życzenia.

Mnóstwo znanych i wpływowych osób, które masz szansę poznać to kolejny atut pracy na tym stanowisku. Oczywiście każda szanująca się asystentka zarządu nie wykorzystuje takich znajomości do celów prywatnych, niemniej jednak obracanie się w gronie przedsiębiorczych osób może bardzo wiele wnieść do kariery zawodowej każdego człowieka.

Praca na stanowisku asystentki zarządu to niejednokrotnie swego rodzaju szkoła przetrwania dla młodych osób. Uczy bardzo wielu zachowań, które przydają się w dalszej karierze.

Dla niektórych to tylko pewnego rodzaju epizod w karierze. Inni traktują tę pracę, jako sposób na przyszłość zawodową. Bez względu na wszystko, jedno jest pewne. Warto spróbować swoich sił w zawodzie asystentki zarządu.

Jak powinna wyglądać asystentka zarządu?

asystentka zarządu

W poniższym artykule nie będziemy rozważać, czy powinna być brunetką, czy blondynką. Skupimy się za to na tych aspektach, które budują profesjonalny wizerunek jednego z najważniejszych w firmie pracowników biurowych. Gotowi? Zaczynamy.

Wizytówka na dzień dobry

Na początku jednak zastanówmy się, dlaczego wygląd asystentki zarządu powinien być jednym z priorytetów? Odpowiedź jest bardzo prosta. Stanowi ona żywą i namacalną wręcz wizytówkę całej organizacji. To przez nią witani są najważniejsi dla firmy goście oraz strategiczni partnerzy. Ona także niejednokrotnie bierze czynny udział w spotkaniach organizowanych przez zarząd. Wreszcie to na niej mogą się wzorować pozostałe pracownice niższego szczebla.

Skromność zawsze w modzie

Trendy modowe są dość zmienne. Kratka, kwiaty, panterka, styl boho to tendencje, które powinny pozostawać domeną blogerek modowych. W ubiorze oraz wyglądzie każdej asystentki biurowej prym winna wieść stonowana elegancja. Zredukowanie do minimum liczby kolorów, jak najmniejsza ilość dodatków i subtelny makijaż to wyznaczniki profesjonalnego biznesowego wyglądu każdej szanującej się kobiety.

Bylejakości stanowcze nie

Jak już wiadomo, asystentka zarządu spotyka w swojej codziennej pracy różne ważne i kluczowe osobistości. Dlatego tak istotne jest również to, aby stawiała na jakość, a nie ilość. Dwie pary wygodnych i świetnej jakości szpilek są lepszym wyborem niż wszystkie kolory tęczy, które zostały kupione na pobliskim bazarze. Nie każdy może od razu pozwolić sobie na doskonałej jakości odzież i dodatki to zrozumiałe. Dlatego asystentka zarządu powinna konsekwentnie budować spójną garderobę, która przy niewielkiej ilości pozwoli na wiele możliwości i stylizacji.

Dbałość o detale

W wyglądzie każdej asystentki zarządu wszystko powinno być dopięte na ostatni guzik. Bardzo często to właśnie drobne szczegóły decydują o ostatecznej ocenie całości. Na nic się zdadzą najlepszej jakości buty, jeśli będą brudne. Nawet najbardziej gustowna i stonowana biżuteria będzie źle wyglądać na zaniedbanych dłoniach. Wreszcie, czy wyobrażacie sobie stylową ubraną osobę w podartej marynarce?

Ile godzin dziennie pracuje asystentka zarządu?

czas pracy

Standardowy dzienny wymiar czasu pracy w naszym kraju wynosi 8 godzin. Dla większości pracowników biurowych jest to czas optymalny. Jak ma się ta sytuacja w przypadku asystentki zarządu? Zobaczmy.

Prawa ręka

Osoba ściśle współpracująca z zarządem, bardzo często jest określana mianem prawej ręki. Nic dziwnego skoro w przeważającej większości przypadków asystentka jest obecna na spotkaniach biznesowych. Niekiedy przygotowuje z nich też krótkie notatki, czy podsumowania dla pozostałych pracowników firmy. Niejednokrotnie to ona dba o sprawny przebieg wizyty przybyłych gości, czy wygłaszanej przez przełożonego prelekcji. W ramach jej obowiązków jest też niejednokrotne przygotowywanie wszelkiego rodzaju podróży i wyjazdów służbowych. To do jej zadań należy także dbanie o przestrzeganie wszelkich terminów spotkań, które widnieją w kalendarzu członków zarządu. Czy to wszystko można załatwić w ciągu zaledwie 8 godzin pracy?

Organizacja przede wszystkim

Okazuje się, że dla wielu osób dzienna norma czasu pracy jest niewystarczająca. Można to zrozumieć w sytuacjach, gdy zdarza się to sporadycznie. Co jednak zrobić, gdy asystentka zarządu ciągle zostaje po godzinach? Na początek warto przyjrzeć się jej systemowi organizacji dnia pracy. Prywatne rozmowy telefoniczne z przyjaciółką, notorycznie przedłużająca się przerwa obiadowa… To tylko początek pochłaniaczy dnia pracy. W wielu przypadkach chodzi głównie o właściwą organizację.

Brak rąk do pracy

Wyobraźmy sobie jednak, że asystentka wywiązuje się doskonale ze swoich obowiązków, a jednak ich lista nadal nie maleje. Co wówczas? W takiej sytuacji warto porozmawiać z przełożonym. Być może część zadań może zostać oddelegowana na barki innej osoby. A może właśnie nadszedł czas, aby szeregi firmy zaczął wspierać kolejny pracownik?

Czy asystentka zarządu może awansować?

awans asystentki zarządu

Zarząd to z reguły najwyższy organ w firmie. Czy i w jaki sposób zatem może awansować osoba, która na co dzień zajmuje się koordynacją i wspieraniem jego pracy? O tym poniżej.

Samodzielny specjalista

Asystentka zarządu podczas swojej pracy poznaje szczegółowo strukturę całej organizacji. Bardzo często zdarza się także, że ma ona do czynienia z kluczowymi kontrahentami. Niejednokrotnie wykonuje ona także różnego rodzaju prace zlecone jak np. przygotowanie przemówienia, materiałów prezentacyjnych, czy analiza danych dla potrzeb zarządu. W efekcie końcowym, bardzo wiele firm w taki właśnie sposób otrzymuje nowych, świetnie zorientowanych samodzielnych specjalistów. Dziedzin takiego właśnie rozwoju może być bardzo wiele. Od analityków poprzez specjalistów ds.marketingu, a na osobach z działu HR skończywszy. Jedno jest jednak pewne. Tego typu ścieżka rozwoju jest niezwykle edukacyjna i obfita w różnego rodzaju informacje z pierwszej ręki. Ważne jest również to, że taki specjalista poznał już kulturę całej organizacji oraz prawa, którymi się ona rządzi.

Własny pomysł

Jeżeli jednak asystentka zarządu stwierdzi, że w danej firmie nie widzi dla siebie przyszłości, może podążać ścieżką nr 2. O czym mowa? O indywidualnym koncepcie na siebie i swoją karierę. Gotowanie, pieczenie, pomaganie innym, opieka nad zwierzętami, tworzenie stron internetowych, pisanie tekstów, nagrywanie i obróbka filmów, reklama. Pomysłów na przyszłość jest tyle, ile osób, które je mają. Najciekawsze w tym wszystkim jest to, że nigdy nie wiadomo, która z pasji może przerodzić się w sposób na życie i własny biznes.

Mowa ciała asystentki zarządu

asystentka zarządu

Sposób poruszania się, gestykulacja, czy nawet ton głosu to aspekty, na które przedsiębiorcy zwracają coraz większą uwagę. Nic dziwnego skoro wyraża ona zdecydowanie więcej niż same słowa. Czy jest ona równie ważna w przypadku niższych stanowisk? O tym poniżej.

Firmowa wizytówka

Zarząd jest z reguły traktowany jako najbardziej kluczowy organ. Nic więc dziwnego, że podobnie jest w przypadku jego asystentki. Stanowisko to jest uważane za wizytówkę przedsiębiorstwa. Od osoby, która je piastuje, zależy bardzo wiele m.in. obsługa najważniejszych gości, czy kluczowych partnerów biznesowych. Postawa, gesty i słowa asystentki mogą mówić bardzo wiele. Potrafią nawet niekiedy zaważyć na przebiegu całej wizyty. Dlaczego? Ponieważ to właśnie one zdradzają brak szacunku do rozmówcy, czy nawet zniecierpliwienie.

Zakazane gesty

W etykiecie biznesowej istnieje rzecz jasna cały szereg zachowań i gestów, które są niegrzeczne. Bardzo wiele zależy także od kraju, czy kultury naszego rozmówcy. Niemniej jednak każda asystentka zarządu powinna wystrzegać się pewnych podstawowych zachowań.

Po pierwsze żucie gumy w pracy. Być może jest to akceptowalne w gronie bliskich znajomych i przyjaciół, jednak warto pamiętać, że w pracy wygląda to nie tylko niegrzecznie, ale niejednokrotnie jest odbierane jako zbyt wulgarne.

Po drugie wszelkie zabiegi kosmetyczno-makijażowe. Różnego rodzaju poprawki fryzury lub makijażu owszem powinny być wykonywane, jednak najlepiej czynić to za zamkniętymi drzwiami łazienki. Dotyczy to także czynności związanych z dłońmi i paznokciami.

Po trzecie nadmierne spoufalanie się z gośćmi i wszelkiego rodzaju flirtowanie. Owszem stanowisko to jest nierozerwalnie związane z witaniem nowych osób, a niekiedy także ich poznawaniem. Niemniej jednak warto oddzielać życie zawodowe od prywatnego i w pracy unikać wszelkiego rodzaju gestów i zachowań, które mogą podkreślać kobiecość i być wstępem do flirtu np. przygryzanie wargi podczas rozmowy, zabawa kosmykami włosów, czy nadmierne kołysanie biodrami.

Asystentka zarządu, a gaszenie pożarów

asystentka zarządu a gaszenie pożarów

Osoba, która ma najbliższy kontakt z zarządem to z reguły asystentka. Co jednak ma ona wspólnego z gaszeniem pożarów? I czy w tej pracy jest konieczne doświadczenie na stanowisku strażaka? Odpowiedzi na te oraz inne pytania, znajdują się poniżej.

Stanowisko od spraw niemożliwych

Fakt, iż asystentka  jest „prawą ręką” całego zarządu sprawia, że bardzo często to właśnie na jej barkach spoczywa „gaszenie pożarów”. Czym mogą one być? To wszelkie kwestie i sprawy, które muszą zostać załatwione niezwłocznie. Niekiedy podczas nieobecności członków zarządu.

Zaliczyć do nich można m.in.:

  • załatwianie skarg pracowników lub osób z zewnątrz
  • rozmowy z trudnymi klientem.
  • zabranie głosu w mediach
  • wytłumaczenie nieobecności członka zarządu przed kluczowym kontrahentem etc.

W związku z powyższym bardzo ceniona na tym stanowisku jest umiejętność mediacji i negocjacji oraz komunikatywność, asertywność, odporność na stres.

Jak cię widzą, tak cię piszą

Kolejną kluczową kwestią w pracy asystentki dyrektora jest strój. Tak, jak strażak potrzebuje odpowiedniego ubioru, by wejść do źródła ognia, tak jest z prawą ręką zarządu. Tylko znajomość zasad etykiety biznesowej może uchronić przed modowym faux-pas na tym stanowisku. Odpowiedni strój jest nie tylko wizytówką, ale niekiedy także gwarancją powodzenia i sukcesu w danej trudnej sprawie.

Asystowanie zarządu od kuchni

asystowanie zarządu od kuchni

Członkowie zarządu to niejednokrotnie osoby, które wzbudzają ogólny respekt w społeczeństwie. Jak wygląda codzienna praca z nimi? Poniżej kulisy stanowiska asystentki zarządu.

Rutyna zapewniająca spokój

Zarząd to organ, który podejmuje kluczowe i strategiczne decyzje dla przedsiębiorstwa. Nic więc dziwnego, że jego członkowie cenią sobie te nieliczne chwile, które wyglądają każdego dnia tak samo. O czym mowa? O porannej kawie, która jest podawana o tej samej porze w duecie ze świeżą prasą branżową. To oczywiście początek długiej listy działań, które wykonywane w sposób stały zapewniają względny spokój i harmonię. Są również tacy przełożeni, którym poczucie bezpieczeństwa zapewnia nienaganny ład i porządek w całej dokumentacji, którą otrzymują.

Praca pełna wyzwań

Poza wspomnianymi powyżej aspektami, wakat asystentki zarządu to zajęcie pełne nieoczekiwanych wyzwań. Wiedzą o tym tylko ci, którzy je wykonują lub wykonywali. Zaskoczyć może was w ciągu dnia bardzo wiele. Począwszy od samych przełożonych, poprzez przybywających gości, nadesłaną korespondencję, a na różnego rodzaju nieprzewidywalnych sytuacjach skończywszy.

Warto jednak pamiętać, że codzienne wyzwania w pracy to cecha charakterystyczna dla wielu zawodów. Daje to możliwość nauki poprzez empiryczne doświadczenia. Czy można np. lepiej poznać Indie (poza wylotem do nich), niż przygotowując z poziomu biura wyjazd służbowy dla członków zarządu?

Jak wygląda dzień pracy asystentki zarządu

dzień pracy asystentka zarządu

Posada asystentki zarządu to praca o charakterze biurowym i teoretycznie powtarzalnym. Jak się jednak okazuje, w praktyce potrafi być bardzo interesująca i niekiedy wręcz nieprzewidywalna. Szczegóły poniżej.

Rutyna to podstawa

Psychologowie twierdzą, że powtarzalne schematy sprawiają, że czujemy się pewnie i bezpiecznie. Nic więc dziwnego, iż większość członków zarządu ma bardzo podobnie. Dlatego też lubią codzienną kawę podawaną o tej samej porze i z tym samym promiennym uśmiechem. Do tego jeszcze poranna prasówka i zaczynamy dzień. Jak twierdzą zgodnie asystentki, największym błędem, który można popełnić na tym stanowisku jest… pojawienie się w pracy później niż członkowie zarządu.

Z kalendarzem w ręku

Po wypiciu kawy nadchodzi czas na ciężką pracę. Na tym etapie niezwykle przydatny okazuje się planer lu kalendarz (w wersji papierowej bądź elektronicznej). Asystentka przekazuje poszczególnym członkom zarządu plan spotkań na dany dzień i przypomina o ważnych sprawach do załatwienia. Czasami jest to podpisanie jakichś umów, czy aneksów, a innym razem przygotowanie przemówienia, czy wystąpienia (w niektórych przypadkach również zlecane asystentce). Tutaj punktem kluczowym jest obowiązkowość, terminowość i zapisywanie wszystkich ważnych spraw. Jak twierdzą asystentki, nie ma gorszej sytuacji niż przeoczyć jakieś ważne spotkanie.

Gotowe na wszystko

Podczas 8-godzinnego dnia pracy może zdarzyć wiele. Popsuty ekspres do kawy, stłuczona zastawa, rozlana kawa, nieoczekiwanie zwiększona ilość uczestników spotkania, zaginiony mail, raport lub inny ważny dokument, czy nawet potrzeba ekspresowej pralni dla szefa. Dlatego asystentka zarządu powinna być niemalże przygotowana na wszystko. Jak twierdzą osoby pracujące na tym stanowisku, najgorsze co może się przytrafić to wpaść w panikę. Jest to absolutnie niedopuszczalne.

Ile zarabia asystentka zarządu?

ile zarabia asystentka zarządu

Wokół wakatów na stanowiskach asystenckich narosło wiele mitycznych przekonań. Zarówno pod względem pełnionych obowiązków, jak i wysokości zarobków. Dlatego poniższy artykuł jest odpowiedzią na często zadawane pytanie, ile tak naprawdę zarabia asystentka zarządu.

Mała firma kontra korporacja

Chyba nikogo nie zdziwi fakt, iż pensja jest zależna przede wszystkim od wielkości przedsiębiorstwa. Zupełnie inaczej będą kształtować się zarobki w niewielkim rodzinnym biznesie aniżeli ogólnopolskiej korporacji, która swoje oddziały ma rozsiane w całym kraju. Jednak wielkość danego podmiotu to nie wszystko. Ponieważ istotne znaczenie ma również jego lokacja. Inaczej wyglądają koszty życia w stolicy, a zupełnie inaczej w niewielkim miasteczku. Bardzo podobnie jest także z poziomem wynagrodzenia.

Gwarantowana podstawa

Praca na stanowisku asystenckim charakteryzuje się tym, iż nie ma mowy o systemie prowizyjnym. Przynajmniej w praktyce zdarza się to niezwykle rzadko. Ewentualnie można mówić o dodatkowej premii uznaniowej. Faktem jest to, że asystentka zarządu zarabia gwarantowaną podstawę.

Podsumowując, wynagrodzenie za pracę na stanowiskach asystenckich jest zależne od kilku czynników m.in. wielkości firmy, jej lokalizacji, a także dotychczasowego doświadczenia i stażu pracy. Jak w każdym zawodzie, tak również tutaj, niezwykle ważne są zdolności negocjacyjne.