Archive for asystentka zarządu – praca

Umiejętności analityczne na stanowisku asystentki zarządu

umiejętności analitycznego myślenia

Asystentka dyrektora i asystentka zarządu to osoby, które bardzo ściśle ze sobą współpracują. Pierwsza z nich zajmuje się nieco bardziej personalnymi sprawami dyrektora oraz jego indywidualnymi sprawami, natomiast asystentka zarządu odpowiada nie tylko za organizację narad, ale musi również szybko i adekwatnie reagować na zmieniające się okoliczności i warunki. Bardzo przydają się w tym przypadku umiejętności analityczne, których nikomu na tym stanowisku nie powinno zabraknąć.

Myślenie analityczne na wagę złota

Myślenie analityczne pozwala na rzetelną diagnozę sytuacji, która często dla innych jest beznadziejna i nie do rozwiązania. To również poszukiwanie rozwiązań, które można później wdrożyć i dowolnie modyfikować. To również mądre delegowanie obowiązków w taki sposób, by maksimum pracy zostało wykonane w maksymalnie krótkim czasie, przy zaangażowaniu jak największej ilości osób z zespołu.

Myślenie analityczne pozwala również przygotować rzetelne prezentacje i analizy, które są wymagane na spotkaniach zarządu. Każdy wykres i slajd muszą być odpowiednio czytelne i nadawać się do szybkiego omówienia nawet dla osób, które są średnio zorientowane w temacie. Im prościej, tym lepiej. Myślenie analityczne jest tu na wagę złota, a z otwartym umysłem stanowią duet idealny.

Znajomość programów komputerowych na stanowisku asystentki zarządu

znajomość programów komputerowych

Asystentka zarządu ma szereg ważnych zadań, które polegają na rejestrowaniu spotkań zarządu, a także na tworzeniu z nich raportów i przekazywaniu informacji do pozostałych działów firmy. Znajomość programów komputerowych na tym stanowisku jest kluczowa, ponieważ tylko dzięki temu można stworzyć czytelne i estetyczne graficznie tabele i wykresy.

Podstawowe programy przydatne asystentce zarządu

Asystentka zarządu powinna umieć posługiwać się sprawnie pakietem office, który gwarantuje dobrze wykonane dokumenty, obsługiwane niemal w każdym edytorze tekstowym dostępnym w rożnych krajach. Również prezentacje multimedialne mogą być wykonywane w programie wchodzącym w skład pakietu office. Paint umożliwia coraz szersze wykorzystywanie dodatków, które stanowią o atrakcyjności materiałów używanych w trakcie prezentacji publicznych. Jeśli dana osoba ma w planach projektowanie broszur, dobrze, by zapoznała się z programami takimi jak Corel Draw, czy Photoshop. Dla osób, które zajmują się prowadzeniem mediów społecznościowych firmy, atrakcyjną opcją będzie również program Canva, który umożliwia tworzenie profesjonalnych materiałów na potrzeby fanpage i Instagrama firmy.

Wiele korporacji dba o cykliczne doszkalanie asystentów zarządu z zakresu obsługi wyżej wymienionych programów, by ich praca stawała się wciąż lepsza pod względem estetycznym oraz rozwijała samych pracowników, którzy potem wykorzystują zdobytą wiedzę i umiejętności również na własny użytek.

Dress code na stanowisku asystentki zarządu

dress code asystentki zarządu

Dress code w strukturach korporacyjnych potrafi być naprawdę zaostrzony. Większość firm pozwala na przychodzenie w dość luźnym stroju jedynie w weekendy, kiedy to pracuje się znacznie krócej, a co za tym idzie, obsługuje się zwykle nieco mniej osób.

Strój odpowiedni dla asystentki zarządu

Asystentka zarządu przygotowuje konferencje, reprezentuje zarząd poza jak i w siedzibie firmy, jest również odpowiedzialna za raportowanie zebrań, tworzenie zestawień oraz  wszystkie sprawy związane z osobami zasiadającymi w zarządzie. To koordynatorka i w pełni samodzielny pracownik. Dress code musi więc być odpowiedni dla piastowanej funkcji – nie może być ani zbyt krzykliwy, ani taki, który pozwoli zginąć w tłumie pozostałych pracowników.

Jeśli chodzi o sprawy techniczne – długość spódnicy powinna wychodzić poza kolano. Niewskazane są odkryte plecy i duże dekolty. Ważne również, aby zawsze do spódnicy założyć rajstopy, choćby niewidoczne. Jeśli w biurze obowiązuje nieco luźniejszy dress code, warto przemycać swój styl dość racjonalnie. Jeśli więc np. gustujemy w oryginalnych bluzkach, zadbajmy o to, by dół stroju nieco tonował jego pozostałą część. Czarne rurki sprawdzą się w tym przypadku doskonale. Co do obuwia – wykluczone na tym stanowisku jest obuwie sportowe i sandały z odkrytymi palcami latem. Tego typu stroje zostawmy sobie na dni wolne od pracy lub godziny po – w końcu chodzi o nasz strój biurowy, który po godzinach pracy możemy zmienić.

Pracownicze BHP w korporacjach

zasady BHP

Każdy pracownik, czy to asystenci zarządu, czy osoby odpowiadające za sprzątanie – powinien przestrzegać zasad BHP, nawet przy najlżejszej pracy. Niezależnie od tego, czy wykonujemy ją akurat przy biurku, czy przy urządzeniach biurowych, wszyscy powinniśmy stosować się do pewnych zasad, które pomogą nam wykonywać pracę efektywnie i bezpiecznie.

Bezpieczna praca asystentów zarządu

Ubiór jest niezwykle istotny w pracy – nie powinien krępować ruchów oraz umożliwiać wykonywanie zadań na danym stanowisku. Istotne jest również, by biżuteria ani żaden inny element stroju nie mógł się dostać np. do niszczarki – po co narażać się na straty tego typu. Jeśli praca wykonywana jest za biurkiem, nasze miejsce pracy powinno być zorganizowane w taki sposób, abyśmy mogli bez nadwyrężania mięśni obsługiwać wszystkie urządzenia, których musimy używać dość często.

Każda usterka urządzenia powinna być zgłaszana natychmiast osobie za to odpowiedzialnej – gniazdka elektryczne i kontakty, które wypadają ze ścian, stanowią dość duże zagrożenie. Podobnie z piciem ustawianym przy komputerach – nie warto tego robić, ze względu na możliwość zalania elementów i wystąpienia poważnej awarii.

Jak stworzyć dobry raport dla zarządu?

jak stworzyć dobry raport

Jednym z zadań asystentki zarządu, jest tworzenie raportów na różnego rodzaju zebrania itp. Warto znać i kierować się przy jego tworzeniu kilkoma zasadami, które znacznie usprawnią działanie i sprawią, że każdy z łatwością odczyta dane zawarte w danym zestawieniu.

Tworzenie raportu przez asystentkę zarządu

Warto zwrócić uwagę na układ graficzny całości – również na czcionkę. Czy jest ona w odpowiednich miejscach pogrubiona i wyszczególniona, czy jest czytelna oraz czy jej wielkość jest odpowiednia i nie powoduje zbyt szybkiego zmęczenia osób, które mają dany raport odczytywać. Każda z części struktury powinna być również kompletna i stanowić uzupełnienie bądź rozwinięcie pozostałych komponentów. Numeracja nagłówków i akapitów powinna być jednolita – to również znacznie usprawnia odczytywanie danych.

Bardzo ważne jest również streszczenie raportu, które powinno zawierać najważniejsze zawarte w nim informacje. Każdy ważny fakt zawarty w raporcie powinien być istotny dla każdego, nie powinno w raportach zamieszczać się czegoś w formie tzw. „ciekawostki”. W raporcie muszą również zostać podane źródła z których się korzystało – to ważne dla osób, które będą chciały nieco poszerzyć wiedzę zasłyszaną w trakcie omawiania raportu.

Wielozadaniowość na stanowisku asystentki zarządu.

asystentka zarządu

Starając się o pracę asystenta, wiele osób nie do końca zdaje sobie sprawę, czego się spodziewać. Tymczasem to stanowisko takie, jak każde inne, z tym, że wymagające od pracownika wielozadaniowości na wysokim poziomie.

Stanowisko asystentki zarządu a zakres obowiązków

Zakres obowiązków na stanowisku asystentki zarządu, bywa dość przytłaczający, zwłaszcza dla osób, które wcześniej pracowały na nieco spokojniejszym stanowisku. Nie da się ukryć, że wymaga ono dość dużo od pracownika. To planowanie i organizacja spotkań zarządu, zapewnienie cateringu i noclegu niektórym osobom, raportowanie pracy i konieczność tworzenia zleconych analiz. To dość dużo jak na jednego pracownika.

Nie warto jednak bać się tego stanowiska, zwłaszcza, jeśli jesteśmy młodymi pracownikami, którzy nie boją się presji czasu i pewnego stresu, który wiąże się z tą pracą. Pamiętajmy, że nie wszystko da się przewidzieć – warto więc o pewną elastyczność w myśleniu, która nie tylko pomaga pozbyć się stresu, ale również nieco więcej przewidzieć. A to klucz do sukcesu na tym stanowisku.

Zarobki a obowiązki na stanowisku asystentki zarządu

zarobki asystentki

Asystentka zarządu to osoba, która czuwa nad prawidłowym przebiegiem spotkań firmowych oraz tych z klientami. Przygotowuje stosowne dokumenty, dba o organizację eventów firmowych oraz dba o prawidłową pracę całej organizacji. Jej zarobki wydają się być dość wysokie, jednak za ogrom obowiązków, mogłyby być nieco większe.

Raportowanie i organizowanie

Większość osób na stanowisku asystentki zarządu, zarabia około 4000 złotych netto. Nie obserwuje się zbyt dużej różnicy w zarobkach asystentów i asystentek zarządów, zapewne dlatego, że zakres ich obowiązków jest łudząco podobny, również w skali całego kraju. Nie są to zarobki najwyższych lotów, jednak nie można powiedzieć, że są najniższe.

To kolejna grupa zawodowa świadcząca o tym, że jedno stanowisko pracy może mieć niezwykle szeroki zakres obowiązków. Organizowanie spotkań zarządu, przeprowadzanie analiz, organizacja poczęstunku na imprezy firmowe oraz tysiące innych zagadnień, które nie zostały tu wymienione – świadczy to o tym, że warto pomyśleć o specjalnych szkoleniach, które mogłyby uczyć organizacji pracy na tym stanowisku.

Czym się kierować, przy zatrudnianiu asystentki zarządu?

szukanie asystentki

Zatrudnienie pracownika na tak odpowiedzialne stanowisko, jak asystent zarządu, nie jest proste. Pierwszy etap rekrutacji powinien obejmować skrupulatną analizę nadesłanych CV z naciskiem na kwestie merytoryczne. Niegdyś, aby aplikować na to stanowisko, wystarczyła matura. Obecnie, w dobie nadwyżki absolwentów kierunków humanistycznych, nawet studia wyższe mogą być niewystarczające, a z pewnością są konieczne.

Najwłaściwsze będzie wykształcenie w kierunku zarządzania, ekonomii, finansów i rachunkowości albo marketingu. Niezbędna jest biegła znajomość języka obcego – trzeba zwrócić uwagę na posiadane certyfikaty. Atutem będzie ukończenie dodatkowych szkoleń i przede wszystkim – doświadczenie na podobnym stanowisku. W przypadku braku doświadczenia, ważne jest czy kandydatka była aktywna podczas studiów i starała się wykorzystywać zdobytą wiedzę w praktyce, np. podczas staży.

Drugim etapem jest rozmowa kwalifikacyjna, podczas której należy ocenić umiejętności społeczne i interpersonalne. Ważne, by sprawdzić, jak kandydatka zachowuje się w sytuacjach stresowych, czy wykazuje się kreatywnością w rozwiązywaniu problemów oraz czy zna podstawowe zasady etykiety biznesowej. Rekruter powinien również sprawdzić jej wiedzę z zakresu branży, w jakiej działa konkretna firma, a także znajomość programów biurowych takich, jak Office (przede wszystkim arkuszy kalkulacyjnych). Trzeba też zapytać o doświadczenie w organizowaniu spotkań biznesowych i podróży służbowych oraz o umiejętności sporządzania raportów i analiz.

Ważna jest także analiza samego zachowana podczas rozmowy i ocena poziomu otwartości, pewności siebie i nawiązywania relacji.

Czy warto pracować na stanowisku asystentki zarządu?

asystentka zarządu

Przez wiele osób niedoceniania, niejednokrotnie traktowana, niczym “dziewczynka na posyłki”, robiąca wszystko i nic. Nic więc dziwnego, że coraz więcej osób zastanawia się nad tym, czy w ogóle warto brać takie stanowisko pod uwagę w swojej karierze zawodowej.

Czas start

Podejmując pracę na stanowisku asystenckim w prestiżowej firmie, można być pewnym sukcesu. Od samego początku masz gwarancję, że uczysz się od najlepszych. Zarówno twój system pracy, jak i maniery oraz zachowanie w biurze pozostaną na najwyższym poziomie. W przeciwieństwie do np. niewielkich biznesów, w których pewne zachowania pozostawiają wiele do życzenia.

Mnóstwo znanych i wpływowych osób, które masz szansę poznać to kolejny atut pracy na tym stanowisku. Oczywiście każda szanująca się asystentka zarządu nie wykorzystuje takich znajomości do celów prywatnych, niemniej jednak obracanie się w gronie przedsiębiorczych osób może bardzo wiele wnieść do kariery zawodowej każdego człowieka.

Praca na stanowisku asystentki zarządu to niejednokrotnie swego rodzaju szkoła przetrwania dla młodych osób. Uczy bardzo wielu zachowań, które przydają się w dalszej karierze.

Dla niektórych to tylko pewnego rodzaju epizod w karierze. Inni traktują tę pracę, jako sposób na przyszłość zawodową. Bez względu na wszystko, jedno jest pewne. Warto spróbować swoich sił w zawodzie asystentki zarządu.

Jak powinna wyglądać asystentka zarządu?

asystentka zarządu

W poniższym artykule nie będziemy rozważać, czy powinna być brunetką, czy blondynką. Skupimy się za to na tych aspektach, które budują profesjonalny wizerunek jednego z najważniejszych w firmie pracowników biurowych. Gotowi? Zaczynamy.

Wizytówka na dzień dobry

Na początku jednak zastanówmy się, dlaczego wygląd asystentki zarządu powinien być jednym z priorytetów? Odpowiedź jest bardzo prosta. Stanowi ona żywą i namacalną wręcz wizytówkę całej organizacji. To przez nią witani są najważniejsi dla firmy goście oraz strategiczni partnerzy. Ona także niejednokrotnie bierze czynny udział w spotkaniach organizowanych przez zarząd. Wreszcie to na niej mogą się wzorować pozostałe pracownice niższego szczebla.

Skromność zawsze w modzie

Trendy modowe są dość zmienne. Kratka, kwiaty, panterka, styl boho to tendencje, które powinny pozostawać domeną blogerek modowych. W ubiorze oraz wyglądzie każdej asystentki biurowej prym winna wieść stonowana elegancja. Zredukowanie do minimum liczby kolorów, jak najmniejsza ilość dodatków i subtelny makijaż to wyznaczniki profesjonalnego biznesowego wyglądu każdej szanującej się kobiety.

Bylejakości stanowcze nie

Jak już wiadomo, asystentka zarządu spotyka w swojej codziennej pracy różne ważne i kluczowe osobistości. Dlatego tak istotne jest również to, aby stawiała na jakość, a nie ilość. Dwie pary wygodnych i świetnej jakości szpilek są lepszym wyborem niż wszystkie kolory tęczy, które zostały kupione na pobliskim bazarze. Nie każdy może od razu pozwolić sobie na doskonałej jakości odzież i dodatki to zrozumiałe. Dlatego asystentka zarządu powinna konsekwentnie budować spójną garderobę, która przy niewielkiej ilości pozwoli na wiele możliwości i stylizacji.

Dbałość o detale

W wyglądzie każdej asystentki zarządu wszystko powinno być dopięte na ostatni guzik. Bardzo często to właśnie drobne szczegóły decydują o ostatecznej ocenie całości. Na nic się zdadzą najlepszej jakości buty, jeśli będą brudne. Nawet najbardziej gustowna i stonowana biżuteria będzie źle wyglądać na zaniedbanych dłoniach. Wreszcie, czy wyobrażacie sobie stylową ubraną osobę w podartej marynarce?