Tag Archive for praca

Czym się kierować, przy zatrudnianiu asystentki zarządu?

szukanie asystentki

Zatrudnienie pracownika na tak odpowiedzialne stanowisko, jak asystent zarządu, nie jest proste. Pierwszy etap rekrutacji powinien obejmować skrupulatną analizę nadesłanych CV z naciskiem na kwestie merytoryczne. Niegdyś, aby aplikować na to stanowisko, wystarczyła matura. Obecnie, w dobie nadwyżki absolwentów kierunków humanistycznych, nawet studia wyższe mogą być niewystarczające, a z pewnością są konieczne.

Najwłaściwsze będzie wykształcenie w kierunku zarządzania, ekonomii, finansów i rachunkowości albo marketingu. Niezbędna jest biegła znajomość języka obcego – trzeba zwrócić uwagę na posiadane certyfikaty. Atutem będzie ukończenie dodatkowych szkoleń i przede wszystkim – doświadczenie na podobnym stanowisku. W przypadku braku doświadczenia, ważne jest czy kandydatka była aktywna podczas studiów i starała się wykorzystywać zdobytą wiedzę w praktyce, np. podczas staży.

Drugim etapem jest rozmowa kwalifikacyjna, podczas której należy ocenić umiejętności społeczne i interpersonalne. Ważne, by sprawdzić, jak kandydatka zachowuje się w sytuacjach stresowych, czy wykazuje się kreatywnością w rozwiązywaniu problemów oraz czy zna podstawowe zasady etykiety biznesowej. Rekruter powinien również sprawdzić jej wiedzę z zakresu branży, w jakiej działa konkretna firma, a także znajomość programów biurowych takich, jak Office (przede wszystkim arkuszy kalkulacyjnych). Trzeba też zapytać o doświadczenie w organizowaniu spotkań biznesowych i podróży służbowych oraz o umiejętności sporządzania raportów i analiz.

Ważna jest także analiza samego zachowana podczas rozmowy i ocena poziomu otwartości, pewności siebie i nawiązywania relacji.

Czy warto pracować na stanowisku asystentki zarządu?

asystentka zarządu

Przez wiele osób niedoceniania, niejednokrotnie traktowana, niczym “dziewczynka na posyłki”, robiąca wszystko i nic. Nic więc dziwnego, że coraz więcej osób zastanawia się nad tym, czy w ogóle warto brać takie stanowisko pod uwagę w swojej karierze zawodowej.

Czas start

Podejmując pracę na stanowisku asystenckim w prestiżowej firmie, można być pewnym sukcesu. Od samego początku masz gwarancję, że uczysz się od najlepszych. Zarówno twój system pracy, jak i maniery oraz zachowanie w biurze pozostaną na najwyższym poziomie. W przeciwieństwie do np. niewielkich biznesów, w których pewne zachowania pozostawiają wiele do życzenia.

Mnóstwo znanych i wpływowych osób, które masz szansę poznać to kolejny atut pracy na tym stanowisku. Oczywiście każda szanująca się asystentka zarządu nie wykorzystuje takich znajomości do celów prywatnych, niemniej jednak obracanie się w gronie przedsiębiorczych osób może bardzo wiele wnieść do kariery zawodowej każdego człowieka.

Praca na stanowisku asystentki zarządu to niejednokrotnie swego rodzaju szkoła przetrwania dla młodych osób. Uczy bardzo wielu zachowań, które przydają się w dalszej karierze.

Dla niektórych to tylko pewnego rodzaju epizod w karierze. Inni traktują tę pracę, jako sposób na przyszłość zawodową. Bez względu na wszystko, jedno jest pewne. Warto spróbować swoich sił w zawodzie asystentki zarządu.

Ile godzin dziennie pracuje asystentka zarządu?

czas pracy

Standardowy dzienny wymiar czasu pracy w naszym kraju wynosi 8 godzin. Dla większości pracowników biurowych jest to czas optymalny. Jak ma się ta sytuacja w przypadku asystentki zarządu? Zobaczmy.

Prawa ręka

Osoba ściśle współpracująca z zarządem, bardzo często jest określana mianem prawej ręki. Nic dziwnego skoro w przeważającej większości przypadków asystentka jest obecna na spotkaniach biznesowych. Niekiedy przygotowuje z nich też krótkie notatki, czy podsumowania dla pozostałych pracowników firmy. Niejednokrotnie to ona dba o sprawny przebieg wizyty przybyłych gości, czy wygłaszanej przez przełożonego prelekcji. W ramach jej obowiązków jest też niejednokrotne przygotowywanie wszelkiego rodzaju podróży i wyjazdów służbowych. To do jej zadań należy także dbanie o przestrzeganie wszelkich terminów spotkań, które widnieją w kalendarzu członków zarządu. Czy to wszystko można załatwić w ciągu zaledwie 8 godzin pracy?

Organizacja przede wszystkim

Okazuje się, że dla wielu osób dzienna norma czasu pracy jest niewystarczająca. Można to zrozumieć w sytuacjach, gdy zdarza się to sporadycznie. Co jednak zrobić, gdy asystentka zarządu ciągle zostaje po godzinach? Na początek warto przyjrzeć się jej systemowi organizacji dnia pracy. Prywatne rozmowy telefoniczne z przyjaciółką, notorycznie przedłużająca się przerwa obiadowa… To tylko początek pochłaniaczy dnia pracy. W wielu przypadkach chodzi głównie o właściwą organizację.

Brak rąk do pracy

Wyobraźmy sobie jednak, że asystentka wywiązuje się doskonale ze swoich obowiązków, a jednak ich lista nadal nie maleje. Co wówczas? W takiej sytuacji warto porozmawiać z przełożonym. Być może część zadań może zostać oddelegowana na barki innej osoby. A może właśnie nadszedł czas, aby szeregi firmy zaczął wspierać kolejny pracownik?

Czy asystentka zarządu może awansować?

awans asystentki zarządu

Zarząd to z reguły najwyższy organ w firmie. Czy i w jaki sposób zatem może awansować osoba, która na co dzień zajmuje się koordynacją i wspieraniem jego pracy? O tym poniżej.

Samodzielny specjalista

Asystentka zarządu podczas swojej pracy poznaje szczegółowo strukturę całej organizacji. Bardzo często zdarza się także, że ma ona do czynienia z kluczowymi kontrahentami. Niejednokrotnie wykonuje ona także różnego rodzaju prace zlecone jak np. przygotowanie przemówienia, materiałów prezentacyjnych, czy analiza danych dla potrzeb zarządu. W efekcie końcowym, bardzo wiele firm w taki właśnie sposób otrzymuje nowych, świetnie zorientowanych samodzielnych specjalistów. Dziedzin takiego właśnie rozwoju może być bardzo wiele. Od analityków poprzez specjalistów ds.marketingu, a na osobach z działu HR skończywszy. Jedno jest jednak pewne. Tego typu ścieżka rozwoju jest niezwykle edukacyjna i obfita w różnego rodzaju informacje z pierwszej ręki. Ważne jest również to, że taki specjalista poznał już kulturę całej organizacji oraz prawa, którymi się ona rządzi.

Własny pomysł

Jeżeli jednak asystentka zarządu stwierdzi, że w danej firmie nie widzi dla siebie przyszłości, może podążać ścieżką nr 2. O czym mowa? O indywidualnym koncepcie na siebie i swoją karierę. Gotowanie, pieczenie, pomaganie innym, opieka nad zwierzętami, tworzenie stron internetowych, pisanie tekstów, nagrywanie i obróbka filmów, reklama. Pomysłów na przyszłość jest tyle, ile osób, które je mają. Najciekawsze w tym wszystkim jest to, że nigdy nie wiadomo, która z pasji może przerodzić się w sposób na życie i własny biznes.

Kto najczęściej poszukuje asystentki zarządu

kto najczęściej poszukuje asystentki zarządu

Młode osoby, które są dopiero na początku swojej drogi zawodowej, bardzo często zastanawiają się, jakie firmy lub sektory gospodarcze zatrudniają asystentki zarządu. O tym poniżej.

Wielkość ma znaczenie

Mówiąc bardzo ogólnie, pierwszym determinantem jest przynależność firmy do określonego sektora wielkościowego. Rzadko zdarza się, by mikro przedsiębiorstwo poszukiwało asystentki zarządu. Raczej będzie potrzebować sekretarki. A zatem potencjalne kandydatki powinny skupiać swoje poszukiwania wokół większych graczy rynkowych.

Forma organizacyjno-prawna

Kolejny punkt to sposób działania przedsiębiorstwa. Warto pamiętać, że zarząd to organ wykonawczy, który występuje w spółkach kapitałowych. Należą do nich: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna.

Aktualne oferty pracy

Osoby ubiegające się o pracę na stanowisku asystentki zarządu powinny także skupiać się na publikowanych na bieżąco ofertach pracy. Na rynku jest wiele portali tego typu. Dlatego tym bardziej warto uważać. Zwłaszcza, że te darmowe proponują często wątpliwe oferty zatrudnienia. Skąd to wynika? Otóż darmowe strony przyciągają także nieuczciwych pracodawców. Skoro mogą oni zamieszczać ogłoszenia bez ponoszenia żadnych opłat i w dodatku nie są oni poddawani jakiejkolwiek kontroli, korzystają z tego. Dlatego przed wysłaniem swoich dokumentów aplikacyjnych dobrze jest poświęcić kilka minut na prześledzenie profilu firmy w sieci. Oczywiście w przypadku korzystania z darmowego portalu ogłoszeniowego.

Ile zarabia asystentka zarządu?

ile zarabia asystentka zarządu

Wokół wakatów na stanowiskach asystenckich narosło wiele mitycznych przekonań. Zarówno pod względem pełnionych obowiązków, jak i wysokości zarobków. Dlatego poniższy artykuł jest odpowiedzią na często zadawane pytanie, ile tak naprawdę zarabia asystentka zarządu.

Mała firma kontra korporacja

Chyba nikogo nie zdziwi fakt, iż pensja jest zależna przede wszystkim od wielkości przedsiębiorstwa. Zupełnie inaczej będą kształtować się zarobki w niewielkim rodzinnym biznesie aniżeli ogólnopolskiej korporacji, która swoje oddziały ma rozsiane w całym kraju. Jednak wielkość danego podmiotu to nie wszystko. Ponieważ istotne znaczenie ma również jego lokacja. Inaczej wyglądają koszty życia w stolicy, a zupełnie inaczej w niewielkim miasteczku. Bardzo podobnie jest także z poziomem wynagrodzenia.

Gwarantowana podstawa

Praca na stanowisku asystenckim charakteryzuje się tym, iż nie ma mowy o systemie prowizyjnym. Przynajmniej w praktyce zdarza się to niezwykle rzadko. Ewentualnie można mówić o dodatkowej premii uznaniowej. Faktem jest to, że asystentka zarządu zarabia gwarantowaną podstawę.

Podsumowując, wynagrodzenie za pracę na stanowiskach asystenckich jest zależne od kilku czynników m.in. wielkości firmy, jej lokalizacji, a także dotychczasowego doświadczenia i stażu pracy. Jak w każdym zawodzie, tak również tutaj, niezwykle ważne są zdolności negocjacyjne.

Czy asystentka zarządu jest doceniana za swoją pracę?

praca asystentki zarządu

W każdym biznesie są pewne osoby, które niejako pozostają w cieniu. Gdy wszyscy wokół gratulują sukcesu jednej osobie, okazuje się, że stoi za nim ktoś jeszcze (niekiedy nawet cały sztab ludzi).

Niewątpliwie asystentka zarządu jest takim właśnie zawodem. Każdego dnia, swoją ciężką pracą, wspiera ona poszczególnych członków zarządu, a co za tym idzie całą organizację. Niekiedy po godzinach sprawdza kalendarz spotkań, aby się upewnić, czy o niczym nie zapomniała. Czasami już z domu wysyła ważne maile z przypomnieniami lub biletami. Nierzadko zdarza się, że już będąc w drodze do pracy, redaguje jakieś ważne pismo lub nawet treść jakiegoś przemówienia. Niejeden wieczór spędza na wychwytywaniu błędów w przedmowach, które mają zostać wygłoszone przez zarząd. Częstokroć jeszcze w wyjściu zamawia zapas kawy i wody na jutrzejsze spotkania. Czy każda asystentka zarządu jest zatem wystarczająco doceniana za swoją pracę?

Wpływ czynnika ludzkiego

Jak wiadomo, ogromny wpływ na to, jak wygląda motywowanie podwładnych, ma sam charakter i sposób wychowania ich przełożonych. Bardzo często zdarzają się członkowie zarządu, którzy potrafią podziękować za pracę nad projektem całemu zespołowi. Niekiedy rozmawiają z każdym z osobna, aby móc dodatkowo uścisnąć dłoń. Tak samo jest w przypadku ich asystentek. Część z nich faktycznie słyszy słowa uznania za swoją ciężką pracę i trud, jaki wkładają w należyte wykonywanie obowiązków. Niestety, z drugiej strony nadal istnieją jeszcze takie firmy, w których ciężka praca (niekiedy nawet wykraczająca poza zakres danego stanowiska) jest po prostu normą.

Na zakończenie warto pamiętać o tym, iż bez względu na to, na jakim stanowisku pracujesz, powinieneś znać swoją wartość. Nawet jeżeli nie słyszysz z ust szefa słów uznania.

Asystentka Zarządu czy Asystentka całej firmy?

Stanowisko Asystentki Zarządu, jak sama nazwa wskazuje, związane jest z asystowaniem prezesom firmy – czyli osobom mającym najwyższą moc decyzyjną w organizacji. Jakimś dziwnym sposobem z jej pracy korzysta cała firma. Może zatem nazwa stanowiska powinna być inna w tym wypadku? Niekoniecznie. Takie nazewnictwo się bowiem przyjęło. Zakres obowiązków natomiast dotyczy wsparcia dla całej organizacji. Z resztą podpisując umowę o pracę, zakres obowiązków również jest ustalany. Ba, przecież już w ofercie pracy na stanowisko Asystentki Zarządu jesteśmy w stanie dużo wyczytać w tym zakresie.

Warto dobrze zapoznać się z treścią ogłoszenia o pracę, żeby już wstępnie zbudować sobie wizję pracy w danej firmie. Wbrew pozorom, już na podstawie informacji tam zawartych jesteśmy w stanie naszkicować sobie obraz naszej przyszłej pracy.

No dobrze, skoro praca Asystentki polega na obsłudze całej firmy, to jaki jest jej zakres obowiązków? Przede wszystkim zajmuje się wszelkimi działaniami administracyjnymi. Obsługuje pocztę przychodzącą i wychodzącą. Panuje nad obiegiem dokumentacji w firmie. Obsługuje wszelkie przesyłki, przyjmuje paczki, współpracuje z kurierami. Planuje zamówienia, najlepiej jeszcze zanim dana grupa produktów się skończy. Robi rezerwacje hoteli, biletów, zamawia taksówki i organizuje transport. Organizuje uroczystości firmowe oraz zamawia catering. Jest prawą ręką prezesa w firmie. Bez niej firma nie byłaby w stanie funkcjonować.

Asystentka Asystentce nierówna

Wyobraźmy sobie sytuację, że Asystentka Zarządu, która doskonale sprawdza się w swojej pracy idzie na urlop macierzyński. Pojawia się wtedy potrzeba znalezienia kogoś na jej miejsce. I co jest ważne, kogoś równie dobrego. Prezes jest oczywiście zdania, że nie da się znaleźć innej Asystentki, która będzie tak dobrze wykonywać swoją pracę, jak obecny “diament” – bo tak właśnie nazwał pracownicę aktualnie jeszcze wykonującą swoje obowiązki na stanowisku.

Skoro pojawiła się potrzeba uruchomienia rekrutacji, konieczne jest opublikowanie oferty pracy w administracji, w jednym z wiodących portali. Ogłoszenie o pracę ląduje zatem w serwisie. Zaczynają spływać aplikacje w tempie ekspresowym, bo przecież każdy chce pracować w naszej organizacji. Przystępujemy do ich weryfikacji. Odrzucamy te bez załączonego listu motywacyjnego. To działanie argumentujemy niedostateczna motywacją kandydata do pracy. Nie chcemy przecież zatrudnić pracownik, który po dwóch miesiącach nam podziękuje za współpracę.

Przetestowaliśmy przesłane CV pod względem interesujących nas kryteriów. Następnie porównujemy je do siebie pod kątem preferencji Prezesa, bo to on będzie na co dzień współpracował z nowo zatrudnioną osobą. Przeprowadzamy rozmowy kwalifikacyjne, wybieramy przyszłą Asystentkę, która przychodzi w końcu do pracy. I co się okazuje? Okazuje się, że “królowa” jest tylko jedna. W opinii Prezesa, nie jest tak ogarnięta, jak ta, która dotychczas wykonywała swoją pracę. Nowa pracownica oczywiście stara się jak może. Kto wie, być może jednak sprosta wysokim wymaganiom zarządu.

asystentka Zarządu Zakopane

Pracując jako asystentka Zarządu Zakopane trzeba być niezwykle sumienną i dokładną osobą. Zwykle do głównych zadań na tym stanowisku pracy należy prowadzenie biura i sporządzanie dokumentów na potrzeby firmy. Dzięki asystentce Zarząd może łatwiej pracować. Ma ona za zadanie pomaganie mu w aktualnych pracach, aby wszystko było szybciej i sprawniej zrobione. To ona musi kserować dokumenty i pisać ważne pisma. Zdarza się, że musi je przetłumaczyć na inny język. Większość ofert na to stanowisko ma w wymaganiach jako najważniejsze doświadczenie i znajomość języka angielskiego. W dużych firmach na międzynarodową skalę język angielski to podstawa do zawierania transakcji z obcokrajowcami. Odbieranie telefonów również jest jednym z obowiązków jakie ma asystentka Zarządu Zakopane. Chcąc pracować w tym zawodzie znajomość obsługi komputera i programów biurowych jest szczególnie ważna. Bez komputera asystentka będzie miała kłopot pisząc dokumenty. Jeżeli zna się na podstawach księgowości i ekonomii będzie wstanie sporządzić solidne raporty z miesięcznych działań w firmie.