Tag Archive for obowiązki

Umiejętności analityczne na stanowisku asystentki zarządu

umiejętności analitycznego myślenia

Asystentka dyrektora i asystentka zarządu to osoby, które bardzo ściśle ze sobą współpracują. Pierwsza z nich zajmuje się nieco bardziej personalnymi sprawami dyrektora oraz jego indywidualnymi sprawami, natomiast asystentka zarządu odpowiada nie tylko za organizację narad, ale musi również szybko i adekwatnie reagować na zmieniające się okoliczności i warunki. Bardzo przydają się w tym przypadku umiejętności analityczne, których nikomu na tym stanowisku nie powinno zabraknąć.

Myślenie analityczne na wagę złota

Myślenie analityczne pozwala na rzetelną diagnozę sytuacji, która często dla innych jest beznadziejna i nie do rozwiązania. To również poszukiwanie rozwiązań, które można później wdrożyć i dowolnie modyfikować. To również mądre delegowanie obowiązków w taki sposób, by maksimum pracy zostało wykonane w maksymalnie krótkim czasie, przy zaangażowaniu jak największej ilości osób z zespołu.

Myślenie analityczne pozwala również przygotować rzetelne prezentacje i analizy, które są wymagane na spotkaniach zarządu. Każdy wykres i slajd muszą być odpowiednio czytelne i nadawać się do szybkiego omówienia nawet dla osób, które są średnio zorientowane w temacie. Im prościej, tym lepiej. Myślenie analityczne jest tu na wagę złota, a z otwartym umysłem stanowią duet idealny.

Znajomość programów komputerowych na stanowisku asystentki zarządu

znajomość programów komputerowych

Asystentka zarządu ma szereg ważnych zadań, które polegają na rejestrowaniu spotkań zarządu, a także na tworzeniu z nich raportów i przekazywaniu informacji do pozostałych działów firmy. Znajomość programów komputerowych na tym stanowisku jest kluczowa, ponieważ tylko dzięki temu można stworzyć czytelne i estetyczne graficznie tabele i wykresy.

Podstawowe programy przydatne asystentce zarządu

Asystentka zarządu powinna umieć posługiwać się sprawnie pakietem office, który gwarantuje dobrze wykonane dokumenty, obsługiwane niemal w każdym edytorze tekstowym dostępnym w rożnych krajach. Również prezentacje multimedialne mogą być wykonywane w programie wchodzącym w skład pakietu office. Paint umożliwia coraz szersze wykorzystywanie dodatków, które stanowią o atrakcyjności materiałów używanych w trakcie prezentacji publicznych. Jeśli dana osoba ma w planach projektowanie broszur, dobrze, by zapoznała się z programami takimi jak Corel Draw, czy Photoshop. Dla osób, które zajmują się prowadzeniem mediów społecznościowych firmy, atrakcyjną opcją będzie również program Canva, który umożliwia tworzenie profesjonalnych materiałów na potrzeby fanpage i Instagrama firmy.

Wiele korporacji dba o cykliczne doszkalanie asystentów zarządu z zakresu obsługi wyżej wymienionych programów, by ich praca stawała się wciąż lepsza pod względem estetycznym oraz rozwijała samych pracowników, którzy potem wykorzystują zdobytą wiedzę i umiejętności również na własny użytek.

Dress code na stanowisku asystentki zarządu

dress code asystentki zarządu

Dress code w strukturach korporacyjnych potrafi być naprawdę zaostrzony. Większość firm pozwala na przychodzenie w dość luźnym stroju jedynie w weekendy, kiedy to pracuje się znacznie krócej, a co za tym idzie, obsługuje się zwykle nieco mniej osób.

Strój odpowiedni dla asystentki zarządu

Asystentka zarządu przygotowuje konferencje, reprezentuje zarząd poza jak i w siedzibie firmy, jest również odpowiedzialna za raportowanie zebrań, tworzenie zestawień oraz  wszystkie sprawy związane z osobami zasiadającymi w zarządzie. To koordynatorka i w pełni samodzielny pracownik. Dress code musi więc być odpowiedni dla piastowanej funkcji – nie może być ani zbyt krzykliwy, ani taki, który pozwoli zginąć w tłumie pozostałych pracowników.

Jeśli chodzi o sprawy techniczne – długość spódnicy powinna wychodzić poza kolano. Niewskazane są odkryte plecy i duże dekolty. Ważne również, aby zawsze do spódnicy założyć rajstopy, choćby niewidoczne. Jeśli w biurze obowiązuje nieco luźniejszy dress code, warto przemycać swój styl dość racjonalnie. Jeśli więc np. gustujemy w oryginalnych bluzkach, zadbajmy o to, by dół stroju nieco tonował jego pozostałą część. Czarne rurki sprawdzą się w tym przypadku doskonale. Co do obuwia – wykluczone na tym stanowisku jest obuwie sportowe i sandały z odkrytymi palcami latem. Tego typu stroje zostawmy sobie na dni wolne od pracy lub godziny po – w końcu chodzi o nasz strój biurowy, który po godzinach pracy możemy zmienić.

Jak stworzyć dobry raport dla zarządu?

jak stworzyć dobry raport

Jednym z zadań asystentki zarządu, jest tworzenie raportów na różnego rodzaju zebrania itp. Warto znać i kierować się przy jego tworzeniu kilkoma zasadami, które znacznie usprawnią działanie i sprawią, że każdy z łatwością odczyta dane zawarte w danym zestawieniu.

Tworzenie raportu przez asystentkę zarządu

Warto zwrócić uwagę na układ graficzny całości – również na czcionkę. Czy jest ona w odpowiednich miejscach pogrubiona i wyszczególniona, czy jest czytelna oraz czy jej wielkość jest odpowiednia i nie powoduje zbyt szybkiego zmęczenia osób, które mają dany raport odczytywać. Każda z części struktury powinna być również kompletna i stanowić uzupełnienie bądź rozwinięcie pozostałych komponentów. Numeracja nagłówków i akapitów powinna być jednolita – to również znacznie usprawnia odczytywanie danych.

Bardzo ważne jest również streszczenie raportu, które powinno zawierać najważniejsze zawarte w nim informacje. Każdy ważny fakt zawarty w raporcie powinien być istotny dla każdego, nie powinno w raportach zamieszczać się czegoś w formie tzw. „ciekawostki”. W raporcie muszą również zostać podane źródła z których się korzystało – to ważne dla osób, które będą chciały nieco poszerzyć wiedzę zasłyszaną w trakcie omawiania raportu.

Wielozadaniowość na stanowisku asystentki zarządu.

asystentka zarządu

Starając się o pracę asystenta, wiele osób nie do końca zdaje sobie sprawę, czego się spodziewać. Tymczasem to stanowisko takie, jak każde inne, z tym, że wymagające od pracownika wielozadaniowości na wysokim poziomie.

Stanowisko asystentki zarządu a zakres obowiązków

Zakres obowiązków na stanowisku asystentki zarządu, bywa dość przytłaczający, zwłaszcza dla osób, które wcześniej pracowały na nieco spokojniejszym stanowisku. Nie da się ukryć, że wymaga ono dość dużo od pracownika. To planowanie i organizacja spotkań zarządu, zapewnienie cateringu i noclegu niektórym osobom, raportowanie pracy i konieczność tworzenia zleconych analiz. To dość dużo jak na jednego pracownika.

Nie warto jednak bać się tego stanowiska, zwłaszcza, jeśli jesteśmy młodymi pracownikami, którzy nie boją się presji czasu i pewnego stresu, który wiąże się z tą pracą. Pamiętajmy, że nie wszystko da się przewidzieć – warto więc o pewną elastyczność w myśleniu, która nie tylko pomaga pozbyć się stresu, ale również nieco więcej przewidzieć. A to klucz do sukcesu na tym stanowisku.

Zarobki a obowiązki na stanowisku asystentki zarządu

zarobki asystentki

Asystentka zarządu to osoba, która czuwa nad prawidłowym przebiegiem spotkań firmowych oraz tych z klientami. Przygotowuje stosowne dokumenty, dba o organizację eventów firmowych oraz dba o prawidłową pracę całej organizacji. Jej zarobki wydają się być dość wysokie, jednak za ogrom obowiązków, mogłyby być nieco większe.

Raportowanie i organizowanie

Większość osób na stanowisku asystentki zarządu, zarabia około 4000 złotych netto. Nie obserwuje się zbyt dużej różnicy w zarobkach asystentów i asystentek zarządów, zapewne dlatego, że zakres ich obowiązków jest łudząco podobny, również w skali całego kraju. Nie są to zarobki najwyższych lotów, jednak nie można powiedzieć, że są najniższe.

To kolejna grupa zawodowa świadcząca o tym, że jedno stanowisko pracy może mieć niezwykle szeroki zakres obowiązków. Organizowanie spotkań zarządu, przeprowadzanie analiz, organizacja poczęstunku na imprezy firmowe oraz tysiące innych zagadnień, które nie zostały tu wymienione – świadczy to o tym, że warto pomyśleć o specjalnych szkoleniach, które mogłyby uczyć organizacji pracy na tym stanowisku.

Ile godzin dziennie pracuje asystentka zarządu?

czas pracy

Standardowy dzienny wymiar czasu pracy w naszym kraju wynosi 8 godzin. Dla większości pracowników biurowych jest to czas optymalny. Jak ma się ta sytuacja w przypadku asystentki zarządu? Zobaczmy.

Prawa ręka

Osoba ściśle współpracująca z zarządem, bardzo często jest określana mianem prawej ręki. Nic dziwnego skoro w przeważającej większości przypadków asystentka jest obecna na spotkaniach biznesowych. Niekiedy przygotowuje z nich też krótkie notatki, czy podsumowania dla pozostałych pracowników firmy. Niejednokrotnie to ona dba o sprawny przebieg wizyty przybyłych gości, czy wygłaszanej przez przełożonego prelekcji. W ramach jej obowiązków jest też niejednokrotne przygotowywanie wszelkiego rodzaju podróży i wyjazdów służbowych. To do jej zadań należy także dbanie o przestrzeganie wszelkich terminów spotkań, które widnieją w kalendarzu członków zarządu. Czy to wszystko można załatwić w ciągu zaledwie 8 godzin pracy?

Organizacja przede wszystkim

Okazuje się, że dla wielu osób dzienna norma czasu pracy jest niewystarczająca. Można to zrozumieć w sytuacjach, gdy zdarza się to sporadycznie. Co jednak zrobić, gdy asystentka zarządu ciągle zostaje po godzinach? Na początek warto przyjrzeć się jej systemowi organizacji dnia pracy. Prywatne rozmowy telefoniczne z przyjaciółką, notorycznie przedłużająca się przerwa obiadowa… To tylko początek pochłaniaczy dnia pracy. W wielu przypadkach chodzi głównie o właściwą organizację.

Brak rąk do pracy

Wyobraźmy sobie jednak, że asystentka wywiązuje się doskonale ze swoich obowiązków, a jednak ich lista nadal nie maleje. Co wówczas? W takiej sytuacji warto porozmawiać z przełożonym. Być może część zadań może zostać oddelegowana na barki innej osoby. A może właśnie nadszedł czas, aby szeregi firmy zaczął wspierać kolejny pracownik?

Asystentka zarządu, a gaszenie pożarów

asystentka zarządu a gaszenie pożarów

Osoba, która ma najbliższy kontakt z zarządem to z reguły asystentka. Co jednak ma ona wspólnego z gaszeniem pożarów? I czy w tej pracy jest konieczne doświadczenie na stanowisku strażaka? Odpowiedzi na te oraz inne pytania, znajdują się poniżej.

Stanowisko od spraw niemożliwych

Fakt, iż asystentka  jest „prawą ręką” całego zarządu sprawia, że bardzo często to właśnie na jej barkach spoczywa „gaszenie pożarów”. Czym mogą one być? To wszelkie kwestie i sprawy, które muszą zostać załatwione niezwłocznie. Niekiedy podczas nieobecności członków zarządu.

Zaliczyć do nich można m.in.:

  • załatwianie skarg pracowników lub osób z zewnątrz
  • rozmowy z trudnymi klientem.
  • zabranie głosu w mediach
  • wytłumaczenie nieobecności członka zarządu przed kluczowym kontrahentem etc.

W związku z powyższym bardzo ceniona na tym stanowisku jest umiejętność mediacji i negocjacji oraz komunikatywność, asertywność, odporność na stres.

Jak cię widzą, tak cię piszą

Kolejną kluczową kwestią w pracy asystentki dyrektora jest strój. Tak, jak strażak potrzebuje odpowiedniego ubioru, by wejść do źródła ognia, tak jest z prawą ręką zarządu. Tylko znajomość zasad etykiety biznesowej może uchronić przed modowym faux-pas na tym stanowisku. Odpowiedni strój jest nie tylko wizytówką, ale niekiedy także gwarancją powodzenia i sukcesu w danej trudnej sprawie.

Asystowanie zarządu od kuchni

asystowanie zarządu od kuchni

Członkowie zarządu to niejednokrotnie osoby, które wzbudzają ogólny respekt w społeczeństwie. Jak wygląda codzienna praca z nimi? Poniżej kulisy stanowiska asystentki zarządu.

Rutyna zapewniająca spokój

Zarząd to organ, który podejmuje kluczowe i strategiczne decyzje dla przedsiębiorstwa. Nic więc dziwnego, że jego członkowie cenią sobie te nieliczne chwile, które wyglądają każdego dnia tak samo. O czym mowa? O porannej kawie, która jest podawana o tej samej porze w duecie ze świeżą prasą branżową. To oczywiście początek długiej listy działań, które wykonywane w sposób stały zapewniają względny spokój i harmonię. Są również tacy przełożeni, którym poczucie bezpieczeństwa zapewnia nienaganny ład i porządek w całej dokumentacji, którą otrzymują.

Praca pełna wyzwań

Poza wspomnianymi powyżej aspektami, wakat asystentki zarządu to zajęcie pełne nieoczekiwanych wyzwań. Wiedzą o tym tylko ci, którzy je wykonują lub wykonywali. Zaskoczyć może was w ciągu dnia bardzo wiele. Począwszy od samych przełożonych, poprzez przybywających gości, nadesłaną korespondencję, a na różnego rodzaju nieprzewidywalnych sytuacjach skończywszy.

Warto jednak pamiętać, że codzienne wyzwania w pracy to cecha charakterystyczna dla wielu zawodów. Daje to możliwość nauki poprzez empiryczne doświadczenia. Czy można np. lepiej poznać Indie (poza wylotem do nich), niż przygotowując z poziomu biura wyjazd służbowy dla członków zarządu?

Jak wygląda dzień pracy asystentki zarządu

dzień pracy asystentka zarządu

Posada asystentki zarządu to praca o charakterze biurowym i teoretycznie powtarzalnym. Jak się jednak okazuje, w praktyce potrafi być bardzo interesująca i niekiedy wręcz nieprzewidywalna. Szczegóły poniżej.

Rutyna to podstawa

Psychologowie twierdzą, że powtarzalne schematy sprawiają, że czujemy się pewnie i bezpiecznie. Nic więc dziwnego, iż większość członków zarządu ma bardzo podobnie. Dlatego też lubią codzienną kawę podawaną o tej samej porze i z tym samym promiennym uśmiechem. Do tego jeszcze poranna prasówka i zaczynamy dzień. Jak twierdzą zgodnie asystentki, największym błędem, który można popełnić na tym stanowisku jest… pojawienie się w pracy później niż członkowie zarządu.

Z kalendarzem w ręku

Po wypiciu kawy nadchodzi czas na ciężką pracę. Na tym etapie niezwykle przydatny okazuje się planer lu kalendarz (w wersji papierowej bądź elektronicznej). Asystentka przekazuje poszczególnym członkom zarządu plan spotkań na dany dzień i przypomina o ważnych sprawach do załatwienia. Czasami jest to podpisanie jakichś umów, czy aneksów, a innym razem przygotowanie przemówienia, czy wystąpienia (w niektórych przypadkach również zlecane asystentce). Tutaj punktem kluczowym jest obowiązkowość, terminowość i zapisywanie wszystkich ważnych spraw. Jak twierdzą asystentki, nie ma gorszej sytuacji niż przeoczyć jakieś ważne spotkanie.

Gotowe na wszystko

Podczas 8-godzinnego dnia pracy może zdarzyć wiele. Popsuty ekspres do kawy, stłuczona zastawa, rozlana kawa, nieoczekiwanie zwiększona ilość uczestników spotkania, zaginiony mail, raport lub inny ważny dokument, czy nawet potrzeba ekspresowej pralni dla szefa. Dlatego asystentka zarządu powinna być niemalże przygotowana na wszystko. Jak twierdzą osoby pracujące na tym stanowisku, najgorsze co może się przytrafić to wpaść w panikę. Jest to absolutnie niedopuszczalne.